Waar afgewezen facturen staan
Open Autorisaties > Afgewezen. Elke afgewezen factuur staat er met de opmerking, wie hem afwees, en hoe lang geleden. Elke factuur heeft Vraag stellen, als je eerst iets met een collega wilt nagaan. De kaarten bovenaan tonen hoeveel het er zijn, wat ze samen waard zijn, en de gemiddelde leeftijd. Een stapel afwijzingen van een maand oud is geld waar niemand over besloot.Er één afhandelen
1
Lees de opmerking
De autorisator zei waarom. Meestal gaat het over het bedrag, de codering, of iets dat nooit geleverd is.
2
Repareer wat niet klopt
Verbeter de codering, zet de factuur in de wacht terwijl je op een creditnota wacht, of vraag de leverancier om een verbeterde factuur. Zie Notities en wachtstand.
3
Stuur hem opnieuw
Klik Afwijzing corrigeren (in de tabel: Corrigeren). Kies Opnieuw vragen aan [naam] als de afwijzing een vergissing was, of kies een andere persoon, groep of flow. Kies je een persoon of groep, dan blijven eerdere goedkeuringen staan; een flow begint opnieuw bij stap 1. De oude beslissing blijft in het audittrail staan. Er wordt niets gewist.
4
Of markeer hem als afgehandeld
Is de uitkomst dat deze factuur niet betaald wordt, markeer hem dan als afgehandeld zodat hij uit de lijst verdwijnt. Met het filter haal je afgehandelde altijd weer tevoorschijn.
Als je bedrijf pas na autorisatie boekt
Een afgewezen factuur is nooit geboekt, dus er is in Exact niets terug te draaien. Hij gaat terug naar de verwerkingslijst als Afgewezen, niet geboekt, met Opnieuw vragen of corrigeren op de kaart. Pas hem aan en klik Verzenden, en Glimps vraagt de autorisatoren opnieuw omdat de factuur veranderd is. Zie Boeken voor of na autorisatie.Opnieuw toewijzen
Je kunt een openstaande autorisatie ook naar iemand anders verplaatsen. Klik Hertoewijzen op de factuur, of op de tijdlijn van de autorisatie, en geef eventueel een reden. Gebruik dat wanneer de toegewezen autorisator weg is en er geen vervanger is, of wanneer de factuur duidelijk bij een andere afdeling hoort. Beide namen en de reden worden vastgelegd.Naar een andere flow
Soms klopt de route zelf niet, en niet de persoon. Kies dan in dezelfde lijst van Hertoewijzen een flow onder Naar een andere flow.- De autorisatie begint opnieuw bij stap 1 van de nieuwe flow.
- Al gegeven goedkeuringen vervallen met de oude route. Ze blijven zichtbaar op de tijdlijn.
- Alleen gebruikers en beheerders kunnen een andere flow kiezen. Een autorisator kan zijn of haar eigen stap overdragen, maar de route niet wijzigen.
- Een afgewezen factuur gaat niet zo. Gebruik Afwijzing corrigeren om hem naar een andere flow te sturen.
Opnieuw toewijzen is niet hetzelfde als delegatie. Delegatie stelt de autorisator zelf in voor een periode. Opnieuw toewijzen is een eenmalige verplaatsing door een verwerker of beheerder. Zie Delegatie.