Wat het van het document haalt
Standaard wordt de vervaldatum met opzet afgeleid. Leveranciers drukken van alles in een vervaldatumveld. Jouw betalingsvoorwaarde is de afspraak, dus die gebruikt Glimps. Wil je de vervaldatum van de factuur gebruiken, zie dan Vervaldatum.
De rekencontrole
Glimps telt de regels op en legt het resultaat naast de totalen op het document. Klopt dat niet, dan kan dat twee dingen betekenen: de lezing is fout, of de factuur is fout. Glimps leest het document eerst nog een keer, op een fijner niveau. De meeste verschillen verdwijnen daar. Twee soorten regels krijgen een eigen behandeling:- Statiegeld, zoals statiegeld op kratten of flessen, wordt als eigen regel gelezen, zodat het meetelt in de som.
- Vracht- of verzendkosten die alleen in het totalenblok staan, worden aan de regels toegevoegd, zodat de regels optellen tot het totaal.
- Verbeter de regels als de lezing niet klopt. Dat is de gebruikelijke oplossing.
- Leg een uitzondering vast als de factuur zelf niet klopt en je hem toch accepteert. Je typt een reden, en je naam, de waarden en je reden komen in het audittrail.
Creditnota’s
Een creditnota wordt herkend als een eigen soort document. De bedragen worden positief bewaard, met het type dat aangeeft dat het om een creditnota gaat. Glimps zet de tekens goed bij het boeken.Groepskoppen en subtotalen
Lange facturen herhalen hun totalen vaak in groepskoppen. Glimps merkt wanneer zo’n kopregel als factuurregel is meegeteld, vouwt hem terug en controleert de som opnieuw.Meerdere facturen in één bestand
Ziet een pdf eruit alsof er meerdere facturen in zitten, dan zegt Glimps dat in plaats van te gokken. Jij kiest: splitsen, of als één factuur houden. Andersom gebeurt hetzelfde. Lijkt een bestand een bijlage bij een factuur uit dezelfde mail, dan vraagt Glimps of het samengevoegd mag worden. Er wordt niets geboekt zolang die vraag openstaat. Pagina’s met de algemene voorwaarden van een leverancier worden nooit bij de factuur gevoegd.Beveiligde pdf’s
Een pdf die beveiligd is tegen afdrukken, kopiëren of bewerken wordt gelezen zoals elke andere pdf.Lange documenten
Er is geen paginalimiet en geen sluiproute voor lange documenten. Een factuur van veertig pagina’s krijgt dezelfde regel-voor-regel lezing als een factuur van één pagina. Glimps leest een lang document in delen en zet de regels weer samen, zodat de rekencontrole over de hele factuur gaat.Als de lezing niet klopt
Verbeter het veld op de factuur en sla op. Er gebeuren twee dingen:- De factuur gaat verder met jouw waarde.
- Glimps leert ervan. Codering die jij verbetert wordt de betere gok voor de volgende factuur van die leverancier.