Eén factuur versturen
Open de factuur en klik op Verzenden. Staat PO-matching aan, dan heet de knop Boeken via PO, en het menu ernaast biedt Boeken zonder PO.Wat er eerst waar moet zijn
Glimps boekt een factuur alleen wanneer dit allemaal klopt:- De factuur heeft een nummer, een type (factuur of creditnota), een factuurdatum, een boekjaar en boekperiode, en een valuta.
- De factuur heeft betalingsvoorwaarden of een vervaldatum. Eén van de twee is genoeg. De velden worden pas rood als ze allebei leeg zijn.
- Er is een bekende leverancier, en die bestaat in Exact Online.
- Elke regel heeft een grootboekrekening, en een btw-code waar je instellingen dat vragen.
- De rekencontrole slaagde, of iemand legde een uitzondering vast.
- Er wacht geen gewijzigd bankrekeningnummer op bevestiging.
- De inkooporder matchte, of iemand koos ervoor zonder order te boeken.
- Het contract matchte, waar het contractregister geldt.
- De factuur staat niet in de wacht.
- Er is een inkoopjournaal ingesteld.
- Een vermoedelijke dubbele factuur. De factuur waarschuwt je en noemt de factuur waarmee hij overeenkomt. Weet je dat het geen dubbele is, dan kun je hem versturen. Automatisch boeken blijft voor deze factuur uit.
- Een openstaande autorisatie. Standaard boekt Glimps de factuur met een betaalblokkade en heft de blokkade op na de laatste goedkeuring. Boekt je bedrijf pas na autorisatie, dan vraagt Verzenden de autorisatoren en boekt Glimps de factuur na de laatste goedkeuring. Zie Boeken voor of na autorisatie. Zie Waarom een factuur niet geboekt wordt.
Deze voorwaarden worden gecontroleerd op het moment van versturen, niet alleen in het scherm. Daarom weigert een factuur soms terwijl het scherm er schoon uitziet: er is iets veranderd sinds je hem laadde. Laad de factuur opnieuw en de melding verschijnt.
Wat er gebeurt als je op Verzenden klikt
- Niet-opgeslagen wijzigingen worden eerst opgeslagen. Glimps vraagt er niet naar. Klikken op Verzenden betekent: boek wat op het scherm staat.
- Eén vraag per klik. Heeft Glimps je net iets over de inkooporder gevraagd, dan vraagt het in dezelfde klik niet ook nog of je een boekingsregel voor de leverancier wilt opslaan. Die vraag komt terug bij een volgende factuur van deze leverancier.
Automatisch boeken
Een factuur die van niemand iets nodig heeft kán zonder klik geboekt worden. Dat is wat zero-touch betekent. Of het ook gebeurt bepaal jij, niet Glimps, en je bepaalt het per leverancier. Onder Instellingen > Boekingsregels > Relaties staat elke leverancier op een van drie niveaus:
Een leverancier zonder eigen niveau volgt de bedrijfsstandaard bovenaan datzelfde scherm. Een nieuwe administratie begint op Voorbereiden, dus er boekt niets zichzelf totdat jij dat zegt.
Twee dingen gelden op elk niveau. Een factuur die volledig klopt met een inkooporder wordt direct geboekt, want die is al goedgekeurd bij de bestelling. En een factuur waar Glimps aan twijfelt komt eerst naar jou: een nieuwe leverancier, een afwijkend bedrag, een gewijzigd rekeningnummer.
Automatisch boeken blijft daarnaast uit voor een factuur waarbij een mens een handmatige beslissing nam, zoals het accepteren van een verschil met de inkooporder. Een mens begon eraan, dus een mens maakt hem af.