Eerst boeken houdt je inkoopboek vanaf dag één compleet. Boeken na autorisatie houdt Exact schoon: er komt niets binnen dat iemand nog kan afwijzen, wijzigen of verwijderen.
Alleen een beheerder kan deze instelling wijzigen. Een factuur zonder autorisator wordt in beide gevallen meteen geboekt.
Wat er gebeurt als je verstuurt
Staat Facturen boeken na autorisatie aan, dan vraagt Verzenden op een factuur met een autorisator de autorisatoren, en stopt daar. De factuurkaart zegt Wacht op autorisatie, nog niet geboekt, en de factuur staat al in het archief met de status Nog niet geboekt. Na de laatste goedkeuring boekt Glimps hem zelf, meestal binnen een minuut. Je hoeft hem niet opnieuw te versturen.Een wijziging vragen
Een autorisator die iets ziet dat niet klopt hoeft niet af te wijzen. Met Wijziging vragen zegt hij of zij wat er anders moet.1
De autorisator vraagt
De factuur blijft wachten en wordt niet geboekt. Degene die hem ter autorisatie stuurde krijgt de vraag.
2
Jij antwoordt op de factuur
Open de factuur. Een melding laat zien wie wat vraagt. Pas de factuur aan en klik Aangepast, terug naar [naam], of schrijf waarom hij klopt en klik Klopt zo, terug naar [naam].
3
Hij gaat terug naar die autorisator
Alleen de autorisator die het vroeg krijgt hem terug. Eerdere goedkeuringen blijven staan, tenzij het bedrag, de leverancier of het rekeningnummer veranderde. Dan worden alle autorisatoren opnieuw gevraagd.
Autorisatoren die de codering aanpassen
Staat Autorisator mag de codering aanpassen aan, dan kan een autorisator de grootboekrekening, kostenplaats en het project aanpassen van een factuur die op hem of haar wacht, en in één keer goedkeuren met Goedkeuren met aanpassing.- Bedragen, leverancier en rekeningnummer blijven alleen-lezen voor autorisatoren.
- Eerdere goedkeuringen blijven staan, want het bedrag verandert niet.
- Elke wijziging staat in de factuurgeschiedenis, op naam van de autorisator.
Wijzigingen na een goedkeuring
Een goedkeuring hoort bij de versie van de factuur waarvoor hij gegeven is. Wijzig je na een goedkeuring het bedrag, de leverancier, het rekeningnummer of de codering, dan vraagt Glimps de autorisatoren opnieuw voordat hij boekt. Bij het versturen zie je Opnieuw ter autorisatie.Afgewezen facturen
Een afgewezen factuur wordt nooit geboekt. Hij gaat terug naar de verwerkingslijst als Afgewezen, niet geboekt. Daar kun je:- Hem aanpassen en opnieuw versturen. Glimps ziet dat de factuur veranderd is en vraagt de autorisatoren opnieuw.
- Dezelfde autorisator opnieuw vragen, bij een afwijzing per ongeluk. Gebruik Opnieuw vragen of corrigeren op de factuur.
- Hem naar iemand anders sturen, een persoon, een groep of een flow.
- Hem verwijderen, of de afwijzing als afgehandeld markeren. Er is geen boeking in Exact om terug te draaien.
De instelling omzetten
Elke factuur houdt de volgorde waarin hij begon. Glimps legt die vast op het moment dat de eerste autorisator gevraagd wordt, dus omzetten laat nooit een factuur vastlopen en boekt er nooit één twee keer.Aanzetten
Aanzetten
Facturen die al met een betaalblokkade geboekt zijn gaan op de oude manier verder: de laatste goedkeuring heft de blokkade op. Facturen die je vanaf nu verstuurt wachten op hun autorisatoren. Een paar dagen zien je autorisatoren dus beide soorten in hun lijst.
Uitzetten
Uitzetten
Facturen die wachtten blijven wachten, en worden na hun laatste goedkeuring geboekt. Nieuwe facturen worden weer eerst geboekt, met een betaalblokkade. Autorisator mag de codering aanpassen gaat mee uit.