Wat de stops betekenen
Twee soorten stops
Elke stop bij een inkooporder verschijnt als Automatisch boeken geblokkeerd. Wat je kunt doen, hangt af van de soort stop.Een verschil met de order
De prijs, het aantal of het totaal wijkt af van de order. Je kunt de factuur zelf alsnog versturen. Glimps vraagt je te bevestigen met Toch versturen, en legt vast dat jij het verschil goedkeurde.
Een order die niet te matchen is
De order is niet gevonden, heeft geen vrije regels meer, of de goederen zijn niet ontvangen. De melding biedt Boeken zonder PO. Dat werkt ook bij Exact Online.
De vier uitwegen
1
Verbeter de lezing
Leg de factuur naast het document. Een verkeerd gelezen aantal of prijs is de meest voorkomende oorzaak, en in twee seconden verholpen.
2
Vraag het aan wie het weet
Gebruik Vraag op de factuur. De inkoper weet of de prijs omhoog ging, en het magazijn weet of het binnenkwam. De vraag neemt de factuur mee, dus ze kunnen in één keer antwoorden. Zie Vragen.
3
Accepteer het verschil
Is het verschil echt en acceptabel, bevestig dan de match, of verstuur de factuur en kies Toch versturen. Glimps legt vast wie het accepteerde en hoe groot het verschil was. Een geaccepteerd verschil is een beslissing met een naam eronder.
4
Boek zonder inkooporder
Soms bestaat de order niet, zijn de regels al gefactureerd, of hoort hij bij een ander proces. Gebruik Boeken zonder PO en daarna Doorgaan zonder PO. Je codeert de factuurregels zelf op grootboek en btw. Er is geen tolerantiecontrole, en de inkooporder blijft openstaan in de administratie. De keuze wordt vastgelegd. Toch anders besloten? Gebruik Toch met PO boeken.
Bij Exact Online krijg je Boeken zonder PO als de order niet te matchen is. Een verschil in prijs of aantal is geen reden om de order los te laten: accepteer dan het verschil. Met je eigen API kun je altijd Boeken zonder PO kiezen.
Een handmatige beslissing laat je deze factuur boeken. Het zet automatisch boeken er niet weer voor aan. Dat is met opzet: een mens besloot deze, dus een mens maakt hem af.
De order veranderde na binnenkomst
Inkooporders bewegen. Gebruik PO’s opnieuw ophalen op de factuur om de huidige versie bij de bron op te halen. Zijn de nieuwe bedragen nieuwer dan de laatste controle, dan zegt Glimps dat en vraagt je de factuur opnieuw te verwerken, zodat de beslissing valt op de cijfers waar jij naar kijkt.Het nummerformaat
Volgen je inkoopordernummers een huisformaat, leg dat dan vast onder Instellingen > Algemeen. Glimps herkent een nummer dan in de documenttekst, ook als de leverancier het op een rare plek drukt.Er matcht helemaal niets
Matcht geen enkele factuur, dan zit het probleem meestal bij de bron en niet bij de facturen:- De synchronisatie haalt nul orders op. Controleer de koppeling onder Instellingen > Koppelingen.
- Exact Online moet opnieuw gekoppeld worden. De factuurlijst meldt dat bovenaan.
- Exact Online geeft geen inkooporders voor deze administratie. Instellingen > PO-matching meldt dat, met Opnieuw proberen. Zie Inkooporders matchen.
- De leverancier is uitgesloten van matching.
- De orders staan in een andere administratie.