Skip to main content
Glimps haalt de inkoopordernummers van de factuur, haalt die orders op, en vergelijkt ze. Dat vergelijken gebeurt op de cijfers, niet op gevoel.

​
Wat Glimps vergelijkt

  1. Welke regels bij elkaar horen. Omschrijvingen komen zelden woord voor woord overeen, dus Glimps gebruikt ook de artikelnummers, ook het eigen artikelnummer van de leverancier. De rekensom beslist of die paren standhouden.
  2. Aantal en prijs per stuk per paar.
  3. De totalen, exclusief btw.
  4. Regels die maar aan één kant staan.
De factuur toont het resultaat regel voor regel, met de factuur aan de ene kant en de order aan de andere. Een prijsverschil blijft op de regels waar het zit. Glimps zet niet het hele verschil op één orderregel.

​
Toleranties

Je stelt twee grenzen in: een bedrag in euro’s en een percentage. Daarna zeg je hoe ze samenwerken. Glimps toont een uitgewerkt voorbeeld onder de instelling, zodat je ziet welke marge een order van duizend euro accepteert. Een verschil binnen de tolerantie matcht stilletjes. Een verschil erbuiten houdt de factuur vast en benoemt de reden. Glimps meet het verschil alleen tegen de orderregels die op de factuur staan, niet tegen de hele order. Gaat een factuur over een deel van een order, dan noemt de melding beide bedragen: de orderregels op deze factuur, en het totaal van de order. De rest van de order staat nog open.

​
Deelleveringen en ontvangst

  • Deelmatch toestaan: een factuur mag matchen terwijl sommige orderregels nog niet geleverd of gefactureerd zijn.
  • Deelleveringen automatisch boeken: zichtbaar als deelmatch aan staat, en standaard uit. Staat een factuur voor een deel van de order en klopt elke regel met de order? Dan boekt Glimps hem zelf. De rest van de order blijft open voor de volgende factuur.
  • Alleen matchen na ontvangst: facturen worden pas automatisch verwerkt als Exact de goederen als ontvangen toont. Zelf verwerken kan altijd. Dat is de strenge, three-way variant.

​
Met de hand matchen

Open de factuur en kies Inkooporder bekijken. In het venster kun je:
  • Een inkoopordernummer toevoegen dat de lezing miste.
  • Een order zoeken met Zoek een PO…, op ordernummer, leverancier of artikel. Vindt een artikel de order, dan zegt het resultaat welk artikel, bijvoorbeeld Artikel: ….
  • Regels naast elkaar vergelijken.
  • De regels doorzoeken op omschrijving, artikel, bedrag of regelnummer. Elk woord dat je typt moet kloppen. Druk op / om naar het zoekveld te springen.
  • Alleen verschillen aanzetten om alleen de regels te zien die afwijken.
  • Een order opnieuw ophalen bij de bron, voor het geval hij veranderde sinds de factuur binnenkwam.
Zoeken verandert alleen wat je ziet. De totalen en de match gebruiken altijd elke regel. Bij Exact Online toont de factuur het paneel Exact PO-matching in plaats van de codeertabel. Eén zoekveld daar doorzoekt de factuurregels en de PO-regels samen. Vallen de totalen buiten de tolerantie, dan kun je alsnog bevestigen. Glimps legt vast wie het verschil accepteerde.
Een order van een andere leverancier kun je niet kiezen, en een order die al aan een andere factuur hangt zegt dat. Allebei komen meestal door een typefout in het nummer.

​
Kosten die nooit besteld zijn

Transport, verzending en handling staan op de factuur maar niet op de order. Dat is geen afwijking, zo factureren leveranciers nu eenmaal. Onder Instellingen > PO-matching > Kostenregels zeg je wat ermee moet gebeuren. Staat een trefwoord in een regelomschrijving, dan boekt Glimps dat bedrag op een gekozen Exact-artikel, eventueel met een eigen btw-code en kostenplaats. Regels draaien op prioriteit, het laagste nummer eerst. Gebruikelijke trefwoorden: transportkosten, verzendkosten, vracht, orderkosten.

​
Creditnota’s bij Exact Online

Bij Exact Online gaat een creditnota niet door PO-matching. Glimps bewaart het ordernummer als referentie op de boeking, zodat je de bijbehorende order nog terugvindt.

​
Na een match

Een gematchte factuur draagt de ordernummers en het gematchte bedrag. Daarna volgt hij de normale route: autorisatie als je regels daarom vragen, en dan boeken. Zie Versturen naar Exact Online. Elke geboekte regel neemt het artikel over van de orderregel. Voor het versturen controleert Glimps of elk artikel op de order in Exact als inkoopartikel staat. Is dat niet zo, dan noemt Glimps dat artikel, zodat je het eerst in Exact kunt aanpassen. Weigert Exact de boeking, dan blijft de factuur niet als gematcht staan. Los de oorzaak op, en match en verstuur hem opnieuw.