Er zijn twee ingangen. Allebei eindigen ze op hetzelfde punt: bevestigde velden waar Glimps op kan matchen.
Het document uploaden
Kies de leverancier, geef het contract een referentie, en sleep het bestand erin. Pdf of platte tekst, tot 18 MB.
Glimps leest het document en vult conceptwaarden in. Dat lezen duurt minder dan een minuut.
Een conceptwaarde is een voorstel, meer niet. Glimps matcht nooit op iets dat een mens niet bevestigd heeft.
Zelf invullen
Geen document bij de hand, of staat de afspraak in een mailwisseling? Kies Vul het zelf in en typ de voorwaarden. Het contract wordt gemaakt van wat je typt.
De velden
Nodig om te matchen
Zes velden moeten bevestigd zijn voordat Glimps het contract naast facturen legt:
Verwerking
Deze bepalen hoe streng er gematcht wordt, en wat facturen onder dit contract standaard meekrijgen: toegestane afwijking, verwachte dag van de periode, en de standaard grootboekrekening, btw-code en kostenplaats.
Einddatum, verlengingsdatum, opzegtermijn, tariefstructuur en indexatieclausule. Die komen uit de contracttekst, ter referentie. Ze veranderen niets aan de matching, maar het is wel wat je wilt zien drie maanden voor de opzegdatum.
Bevestigen
Bevestig elk veld zodra je het naast het document hebt gelegd.
Bevestigde waarden zijn definitief. Je kunt ze daarna niet meer wijzigen. Veranderen de voorwaarden, leg dan een nieuwe versie vast. Dat is wat het register betrouwbaar maakt: een bevestigde waarde is wat er echt is afgesproken, niet wat er als laatste is ingetypt.
Nieuwe versies
Voorwaarden veranderen. Prijzen gaan omhoog, periodes worden verlengd.
- Upload een gewijzigd contract met dezelfde referentie, en het wordt een nieuwe versie.
- Leg de wijziging vast door de nieuwe voorwaarden zelf te typen.
De nieuwe versie neemt het over. Eerdere versies en hun bevestigde waarden blijven bewaard en leesbaar. Een veld dat je in de nieuwe versie leeg laat hoort niet meer bij het contract.
Aflopende contracten
Een contract dat bijna eindigt krijgt een melding, met de opzegdatum ernaast. Een verlopen contract zegt dat ook. Niemand hoeft nog een spreadsheet met opzegtermijnen bij te houden. 