Skip to main content
Glimps draait een handvol controles op elke factuur. Een mislukte controle houdt de factuur vast en vertelt waarom, in woorden waar je iets mee kunt.

​
De rekencontrole

Glimps telt de regels op en legt het resultaat naast de totalen op het document. Een verschil betekent één van twee dingen: de lezing klopt niet, of de factuur klopt niet. Glimps leest het document eerst nog een keer, op een fijner niveau. De meeste verschillen verdwijnen daar. Blijft er een echt verschil over, dan wacht de factuur. Je keuzes:
  1. Verbeter de regels als de lezing niet klopt. Dat is meestal het geval.
  2. Leg een uitzondering vast als de factuur zelf niet klopt en je hem toch accepteert. Je typt een reden, en je naam, de oude waarde, de nieuwe waarde en je reden komen in het audittrail.
Een uitzondering is een beslissing, geen omweg. Hij blijft voor altijd zichtbaar op de factuur, en dat is precies de bedoeling.

​
Dubbele facturen

Glimps herkent een factuur die het al heeft aan het factuurnummer, aan factuurnummer en leverancier samen, aan de bestandsnaam, of omdat het bestand byte voor byte identiek is. Een vermoedelijke dubbele factuur wordt nooit automatisch geboekt. De factuur toont Automatisch boeken geblokkeerd met “Verzenden kan wel”, en noemt de factuur waarmee hij overeenkomt. Klik op Bekijk origineel om de twee te vergelijken. Verwijder daarna de kopie die je niet wilt, of kies Geen dubbele factuur als het echt twee facturen zijn, en verstuur hem. Een persoon kan hem altijd boeken.
Verbeter je het factuurnummer op een verkeerd gelezen factuur, dan wordt het vermoeden opnieuw beoordeeld. Verwijder je het origineel, dan vervalt het vermoeden tegen de kopie. Je hoeft het niet met de hand op te ruimen.

​
Gewijzigd bankrekeningnummer

Wijkt het IBAN op een factuur af van wat Glimps van die leverancier kent, dan wordt de factuur vastgehouden tot een mens de rekening bevestigt. Dit is de controle die factuurfraude tegenhoudt. Een mail met “wij zijn van bank gewisseld” kost bedrijven elke week echt geld.
1

Vertrouw de factuur niet

Het document en de mail komen allebei van wie ze ook stuurde. Geen van beide bewijst iets.
2

Bel de leverancier

Gebruik een nummer dat je al had, niet een nummer uit de mail.
3

Leg het antwoord vast

Bevestig de rekening, bevestig hem alleen voor deze factuur, of weiger hem.
Zet de controle aan of uit onder Instellingen > Boekingsinstellingen.

​
Btw-codes

Je kunt een btw-code op elke regel verplicht stellen. Boeken is dan geblokkeerd tot elke regel er één heeft, zowel in de app als in de automatische verwerking, zodat een onvolledige boeking Exact Online nooit bereikt.

​
Inkooporders en contracten

Staat PO-matching aan, dan wordt de factuur naast de order gelegd. Staat het contractregister aan, dan wordt een terugkerende factuur naast de afspraak gelegd. Allebei zijn het controles in dezelfde zin: ze houden de factuur vast en benoemen het verschil. Zie Wanneer een factuur niet matcht en Contracten.

​
Vervaldatums

Voordat je kunt verzenden, heeft een factuur betalingsvoorwaarden of een vervaldatum nodig. Eén van de twee is genoeg. Waar de vervaldatum vandaan komt stel je in onder Boekingsinstellingen. Een factuur die bijna vervalt of al vervallen is, en nog niet is goedgekeurd, krijgt een label in de lijst en een melding bovenaan. Er wordt niets geblokkeerd. Het is een duwtje, want te laat betalen kost het geld dat automatisering moest besparen.