Skip to main content
Een nieuwe organisatie doorloopt de inrichting één keer. Een beheerder doet dat. Het kost ongeveer tien minuten, en het meeste daarvan is Exact Online.

​
Kies een abonnement

Glimps vraagt om een abonnement voordat het facturen verwerkt. Je kiest maandelijks of jaarlijks, vult je factuurcontact, adres, btw-nummer en het mailadres voor je Glimps-facturen in, en rondt de betaling af in het afrekenscherm. Je kunt ook eerst gratis proberen. De proefperiode duurt 14 dagen, op je eigen administratie, en vraagt geen betaalmethode. Zie Abonnementen en proefperiode.

​
De begeleide inrichting

1

Koppel Exact Online

Log in bij Exact en geef Glimps toegang tot de administratie waarin je boekt. Glimps haalt daarna je relaties, grootboekrekeningen, btw-codes, journalen en betalingsvoorwaarden op.Kies eerst het juiste land. Exact Online Nederland en Exact Online Duitsland zijn losse systemen.
2

Basisinstellingen

Kies de administratie, het inkoopjournaal dat je boekingen ontvangt, en de betalingsconditie waar Glimps op terugvalt als een factuur zelf geen termijn noemt.
3

Automatisering

Kies wat er met een factuur gebeurt zodra Glimps hem gelezen heeft. Drie opties, en het zijn dezelfde drie die je later per leverancier terugvindt:
  • Handmatig: Luca doet niets. Jij verwerkt en boekt alles zelf.
  • Voorbereiden: Luca maakt de boeking klaar en vult de codering in die hij van eerdere facturen herkent. Jij controleert en boekt. Vóór die tijd komt er niets in Exact Online.
  • Automatisch boeken: Luca boekt de factuur zelf in Exact Online. De volgende ochtend zie je wat hij gedaan heeft, en corrigeer je iets, dan zet hij die leverancier een stap terug.
Voorbereiden is de aanbevolen start. Wat je hier kiest is de bedrijfsstandaard, en elke losse leverancier kan daarna een eigen niveau krijgen.
4

Klaar

Het laatste scherm laat zien wat er staat, markeert wat nog ontbreekt, en vertelt wat er met je eerste factuur gaat gebeuren. Rond af en de factuurlijst gaat open.
Het niveau dat je kiest is geen belofte om blind te boeken. Een factuur die volledig klopt met een inkooporder wordt op elk niveau direct geboekt, want die is al goedgekeurd bij de bestelling. En twijfelt Luca ergens aan, bijvoorbeeld bij een nieuwe leverancier, een afwijkend bedrag of een gewijzigd rekeningnummer, dan komt de factuur eerst naar jou. Op elk niveau.
Er is een noodrem die boven alles gaat. Alles handmatig bovenin het scherm betekent dat er niets automatisch geboekt wordt voor deze administratie, wat je per leverancier ook hebt ingesteld. Alles wordt nog wel voor je klaargezet. Handig bij de maandafsluiting, of als je het even wilt aankijken.
Je mag stappen overslaan en later terugkomen, maar een administratie zonder koppeling en zonder inkoopjournaal kan niets boeken. Er gaat niets stuk, facturen wachten simpelweg.

​
De rondleiding

De eerste keer dat je op de factuurlijst landt, biedt Glimps een korte rondleiding aan: waar facturen binnenkomen, wat de getallen op het dashboard betekenen, waar je je coderingsregels instelt, waar je bepaalt wat Glimps zelf mag boeken, waar de noodrem zit, en waar goedkeuringen, archief en inzichten wonen. Glimps biedt hem één keer aan. Sla je hem over of rond je hem af, dan vraagt hij het niet opnieuw. Doe hem dus meteen als je hem wilt zien.

​
Wat je in je eerste week doet

Nodig je team uit

Geef verwerkers en autorisatoren hun eigen account.

Bepaal de autorisatie

Flows, groepen, en de regels die ze kiezen.

Open de mailroute

Laat leveranciers rechtstreeks naar Glimps sturen.

Zet je codering vast

Grootboekrekening en btw per leverancier, zodat Glimps stopt met vragen.