De drie onderdelen
Flows
Een geordende reeks stappen. Elke stap noemt een persoon of een groep.
Groepen
Een poule van autorisatoren. Elk lid kan de stap goedkeuren.
Regels
Die bepalen welke flow een factuur krijgt, op grootboekrekening, leverancier of bedrag.
Wat er met een factuur gebeurt
1
Een regel kiest de flow
Regels worden op prioriteit toegepast, het laagste nummer eerst. De eerste regel die past bepaalt de flow.
2
De eerste stap wordt toegewezen
De autorisator krijgt een mail, in het ritme dat hij in zijn profiel koos.
3
Hij beslist
Goedkeuren, of afwijzen met een opmerking. Hij kan ook eerst een collega een vraag stellen, zonder de factuur te verlaten.
4
De volgende stap, of de boeking
Een goedgekeurde stap geeft het over aan de volgende. Na de laatste stap wordt de betaalblokkade in Exact opgeheven, of, als je bedrijf pas na autorisatie boekt, boekt Glimps de factuur nu.
Eerst boeken, of na autorisatie
Standaard boekt Glimps een factuur met een autorisator meteen, met een betaalblokkade, en heft de blokkade op na de laatste goedkeuring. Je kunt hem ook laten wachten: de factuur blijft in Glimps en wordt na de laatste goedkeuring geboekt, zodat een afwijzing of wijziging nooit een correctie in Exact nodig heeft. Zie Boeken voor of na autorisatie.Met de hand toewijzen
Niet alles past in een regel. Op een factuur kun je zelf een autorisatie toewijzen: kies een flow, of noem de autorisatoren in de volgorde die jij wilt.Volgen
Open Autorisaties in de zijbalk. Drie tabbladen:
De kaarten bovenaan tonen hoeveel er wachten, wat ze samen waard zijn, en de gemiddelde wachttijd. Een autorisatie die elf dagen wacht is een procesprobleem, geen mensenprobleem.
Elke factuur in het overzicht heeft Vraag stellen. Daarmee vraag je een collega iets over de factuur zonder de lijst te verlaten. Zie Vragen.