Skip to main content
Codering is het werk dat zich herhaalt. Glimps doet het door aan vier dingen te trekken, in deze volgorde.
1

Jouw regels per leverancier

Een boekingsregel legt de grootboekrekening en de btw-code vast voor een leverancier, of voor een leverancier en een omschrijving samen. Dit wint van al het andere, omdat jij het met opzet hebt vastgelegd.
2

Wat je eerder boekte

Glimps vergelijkt de regel met wat je team in het verleden boekte op vergelijkbare regels van deze leverancier.
3

De tekst op de factuur

Glimps leest de regel en legt hem naast je omschrijvingen bij grootboekrekeningen.
4

Niets zeker genoeg

De regel blijft leeg en de factuur vraagt het jou. Een leeg veld is beter dan een zelfverzekerd fout antwoord, want een verkeerde grootboekrekening is duur om later terug te vinden.

​
Waarom een regel zijn rekening kreeg

Naast een grootboekrekening of btw-code die Glimps invulde, staat een info-icoon met Waarom deze waarde is geselecteerd. Klik erop en je ziet waar de waarde vandaan komt en waarom. Een paar bronnen die je kunt zien: Andere administratie telt alleen mee als je organisatie het leren deelt tussen administraties. Zie Leren in het organisatieoverzicht.

​
Boekingsregels

Je vindt ze onder Instellingen > Boekingsregels. Twee onderdelen werken samen.

​
Relaties

Een relatie is een leverancier. Per relatie stel je de standaard grootboekrekening en btw-code in, en hoe ver Glimps zelfstandig mag gaan: handmatig, voorbereiden of automatisch boeken. Zie Automatisch boeken voor wat elk niveau betekent.

​
Omschrijvingen

Een omschrijving is jouw eigen uitleg bij een grootboekrekening of een btw-code, in jouw woorden in plaats van die van de accountant. Een goede omschrijving vertelt Glimps wat er op de rekening hoort en, net zo nuttig, wat er niet op hoort. Het formulier kan je met vijf vragen op weg helpen:
  1. Welke kosten dekt deze rekening?
  2. Welke factuurregels zijn de gebruikelijke voorbeelden?
  3. Wat mag hier nooit op komen, ook niet van dezelfde leverancier?
  4. Welke woorden op een factuur wijzen op deze rekening?
  5. Waarin verschilt deze rekening van de rekeningen ernaast?
De uitsluitingen doen het zware werk. “Geen softwareabonnementen, geen verzendkosten” voorkomt meer fouten dan nog een lijst met voorbeelden.

​
Omschrijvingssjablonen

Je boekingsregels kunnen jouw eigen tekst dragen in plaats van die van de leverancier. Dat richt je in onder Instellingen > Boekingsregels > Standaardomschrijvingen. Twee manieren om er één te bouwen:
  • Vast patroon: bouw de tekst uit variabelen zoals maand, jaar, kwartaal, factuurdag, factuurdatum, leveranciersnaam, factuurnummer, inkoopordernummer of kostenplaats. Factuurdatum (dd-mm-jjjj) en Factuurdag nemen de datum die op de factuur staat.
  • Instructie: beschrijf het formaat in je eigen woorden, inclusief de uitzonderingen. Glimps schrijft de omschrijving per factuur, of per regel.
Bij een regelsjabloon bepaalt Positie waar jouw tekst komt: Vóór item, Na item of Vervangt item. Vervangt item laat de regeltekst van de leverancier weg, zodat elke boekingsregel leest zoals jij wilt, bijvoorbeeld leverancier, rekening en datum. Een instructie kan geleerd worden van je eigen geboekte facturen, en getest worden op de laatste tien voordat je hem aanzet. De test zet jouw tekst naast de tekst die Glimps zou schrijven.
Kies bij welke leveranciers een sjabloon hoort. Een sjabloon zonder leverancier geldt voor alles, en dat kost een extra leesstap op elke factuur.

​
Kostenplaatsen

Gebruikt je administratie kostenplaatsen, zet ze dan aan onder Instellingen > Boekingsinstellingen. Glimps vult de kostenplaats dan in wanneer het document of jouw instructie zegt welke het is, en laat hem leeg wanneer het niet zeker is. Uit historie gokt het er nooit één. De kostenplaats gaat mee naar Exact Online bij het boeken.

​
Regelvoorstellen

Glimps merkt wanneer je steeds hetzelfde verbetert. Het stelt dan een vaste regel voor, met het bewijs ernaast. Accepteer hem, pas hem aan, of negeer hem. Voorstellen vind je onder Instellingen > Bedrijfsgeheugen, en in de aanbevelingen bij Inzichten.

​
Regels samenvoegen

Sommige leveranciers sturen vijftig regels waar je boeking er drie wil. Onder Instellingen > Boekingsinstellingen stel je een grens in: boven zoveel regels voegt Glimps ze samen tot minder boekingsregels. Je kunt het ook per leverancier afdwingen. Glimps voegt alleen regels samen die dezelfde grootboekrekening, btw-code, kostenplaats, project en periode delen. De regels die Glimps van het document las blijven staan, dus je kunt altijd zien waar een boekingsregel vandaan komt.