Skip to main content

​
Je lijst

Open Goedkeuringen. Facturen die op jou wachten staan er, de urgentste eerst.
  • Filter op je eigen autorisaties of die waarvoor je invalt.
  • Sorteer op factuurdatum, vervaldatum of bedrag.
  • Een factuur die bijna vervalt of al vervallen is draagt een label. Die kosten geld als ze blijven liggen.

​
Beslissen

1

Lees de factuur

Het document staat naast wat Glimps eruit las. Controleer de leverancier, het bedrag, en waar het voor is.
2

Beslis

Goedkeuren stuurt de factuur door. Afwijzen stuurt hem terug, en vraagt om een opmerking. Vraag stellen en In de wacht staan onder Meer.
3

Zet er een opmerking bij waar dat helpt

Bij afwijzen is die verplicht, want wie hem oppakt moet weten wat er mis was. Bij goedkeuren is die optioneel en vaak nuttig: “prijs voor de extra pallets was afgesproken”.
De factuur verdwijnt uit je lijst zodra je beslist. Was jouw stap de laatste, dan is de factuur klaar om te boeken.

​
Als je bedrijf pas na autorisatie boekt

Sommige bedrijven boeken een factuur pas na de laatste goedkeuring. Dan staat de factuur nog niet in Exact terwijl jij hem bekijkt, en heb je twee opties extra:
  • Wijziging vragen: zeg wat er anders moet, bijvoorbeeld “kostenplaats moet 200 zijn”. De factuur blijft wachten, degene die hem stuurde antwoordt, en hij komt bij jou terug. Niet hetzelfde als afwijzen, want dat stopt de factuur.
  • Zelf de codering aanpassen, als je bedrijf dat toestaat: klik in de regels op een grootboekrekening, kostenplaats of project om het te wijzigen. Elke wijziging wordt meteen opgeslagen, op jouw naam. De knop wordt dan Goedkeuren met aanpassing.
Leverancier, factuurgegevens en bedragen blijven alleen-lezen. Lijkt er een niet te kloppen, klik dan ernaast op Klopt dit niet? Vraag een wijziging. Het wijzigingsverzoek opent met dat veld al ingevuld. Zie Boeken voor of na autorisatie.

​
Beslissen vanuit je mail

De meldingsmail draagt de factuur en de knoppen. Je kunt beslissen zonder Glimps te openen, en het komt binnen met dezelfde vastlegging als een beslissing in de app. Zet je een factuur vanuit de mail in de wacht, dan kun je hem later vanuit diezelfde mail nog goedkeuren of afwijzen.

​
Als je beslissing geweigerd wordt

Soms kan Glimps je beslissing niet uitvoeren, bijvoorbeeld omdat de autorisatie niet meer openstaat. De melding zegt dan waarom, in plaats van alleen te vragen het opnieuw te proberen. Een autorisatie die vervangen is, omdat de factuur opnieuw ter autorisatie ging, verdwijnt vanzelf uit je lijst. Je ziet alleen de autorisatie die nu openstaat.

​
Als iets onduidelijk is

Gebruik Vraag op de factuur in plaats van te gokken. De vraag gaat naar een collega met de factuur erbij, en de autorisatie blijft ondertussen gewoon op jou wachten. Zie Vragen.
Een afgewezen factuur die gecorrigeerd terugkomt is normaal en gezond. Een factuur die is goedgekeurd omdat niemand wist wie hij moest vragen, is de dure.

​
Wat er daarna gebeurt

  • Goedgekeurd: de volgende stap, of boeken. De laatste goedkeuring heft de betaalblokkade in Exact op, of boekt de factuur als je bedrijf pas na autorisatie boekt.
  • Afgewezen: de factuur gaat naar Autorisaties > Afgewezen, waar een verwerker hem oppakt, repareert en opnieuw toewijst. Jouw beslissing en opmerking blijven voor altijd op de factuur staan.